Syarikat seperti Google, IBM, Intel dan lain-lain mungkin terus menjadi tajuk utama dengan keputusan "kembali ke pejabat" mereka, tetapi dengan sedikit pengecualian, perbincangan bukan lagi mengenai sama ada Mereka akan membenarkan bekerja dari rumah, tetapi berapa kali?. Dengan "di mana" kerja diselesaikan, sudah tiba masanya untuk mengalihkan perhatian kita kepada "bagaimana". Khususnya, cara menguasai gabungan kolaborasi masa nyata, atau "segerak" dan "tak segerak", boleh meningkatkan produktiviti, mengurangkan overhed mesyuarat dan melegakan tekanan. Kerjasama tak segerak ialah strategi utama untuk meningkatkan kecekapan kerja dan mengurangkan tekanan mesyuarat berulang.
Memenuhi beban yang berlebihan memberi kesan negatif terhadap produktiviti pekerja, tekanan dan banyak lagi.
Kerjasama segerak termasuk pertemuan bersemuka, persidangan video dan perbualan telefon. Kerjasama tak segerak termasuk e-mel, forum, mesyuarat yang dirakam, dokumen kerjasama, pemesejan video dan alatan pengurusan projek. Memilih kaedah kerjasama yang betul (segerak atau tak segerak) adalah penting untuk meningkatkan aliran kerja.
Tiada peraturan sebenar tentang mana yang terbaik, tetapi secara umum:
Kerjasama segerak adalah yang terbaik untuk menangani isu yang rumit, menjalankan perbualan sensitif, pertemuan satu lawan satu dengan bos dan mengukuhkan hubungan sosial. Kerjasama segerak sering diutamakan dalam situasi yang memerlukan interaksi segera dan pertukaran idea secara langsung.
Kerjasama tak segerak adalah yang terbaik untuk pengumuman, kemas kini status, pengumpulan data, dokumentasi dan penulisan kolaboratif. Kerjasama tak segerak membolehkan pekerja bekerja secara fleksibel dan pada masa yang berbeza, meningkatkan kecekapan dan produktiviti.
Walaupun hanya bersetuju dengan alat kerjasama boleh meningkatkan kecekapan dan mengurangkan tekanan untuk memantau berbilang saluran. Tetapi hasil sebenar datang apabila pasukan bersetuju dengan kaedah — segerak atau tak segerak — dan alat yang akan mereka gunakan berdasarkan sifat interaksi. Mengenal pasti alat dan kaedah yang betul membantu menyelaraskan proses kerjasama dan mengurangkan kekeliruan.
Kelebihan lain kerja tak segerak (Async)
Soal setiap pertemuan. Bolehkah ia digantikan dengan alternatif tak segerak?
Kerja tak segerak bukan sekadar untuk mengurangkan beban mesyuarat. Apabila digunakan dengan betul, ia boleh:
- Mempercepatkan kerjasama merentas zon waktu.
- Ahli pasukan jauh mengelakkan mesyuarat selepas waktu kerja.
- Mempelbagaikan kumpulan idea dengan memberi orang ramai cara untuk menyumbang tanpa tekanan untuk bersuara dalam mesyuarat.
- Ia memupuk inovasi dengan mengelakkan "groupthink" atau tunduk kepada suara paling kuat di dalam bilik.
Mesyuarat adalah peluang paling mudah untuk penambahbaikan.
mengikut Laporan AtlassianMesyuarat tidak berkesan 72% masa. Mesyuarat ad hoc, yang mewakili 60% daripada semua mesyuarat mengikut microsoft, adalah yang paling teruk. Apabila menilai nilainya, hanya 7% peserta menganggapnya Laporan Trend Fleksibiliti Tempat Kerja 2024—berdasarkan kajian yang saya karang bersama—bahawa ia sangat berharga. Malah jenis mesyuarat yang dinilai tertinggi, mesyuarat berkaitan keputusan, dinilai tinggi oleh hanya 24% peserta.
Alat tak segerak menawarkan harapan untuk meningkatkan kecekapan mesyuarat. Hampir 60% responden berpendapat bahawa e-mel boleh menggantikan satu perempat daripada masa mesyuarat, dan 30% berkata ia boleh menggantikan sehingga separuh. Kos, dari segi kehilangan produktiviti akibat mesyuarat yang tidak perlu, adalah sangat besar. Bagi syarikat yang mempunyai 1,000 orang, menghapuskan hanya dua mesyuarat mingguan boleh menjimatkan kira-kira $3.7 juta setiap tahun dalam kehilangan produktiviti (lihat Nota 1).
Lima cara untuk bermula dengan Async
Untuk meraih manfaat sepenuhnya teknologi Async, organisasi perlu menjadikannya sebahagian daripada teras mereka. Mohamed Shehdi, Pengerusi dan Ketua Pegawai Operasi, berkata: Kumpulan Muse"Budaya kerjasama tak segerak kami melepaskan keupayaan pasukan kami untuk bekerjasama di luar mesyuarat yang dijadualkan." "Ia memberikan semua orang lebih fleksibiliti untuk memberi tumpuan kepada cara mencapai hasil yang terbaik, daripada menyemak imbas melalui kalendar atau membuang masa mencipta slaid Powerpoint," tambahnya.©. "Kami juga menyedari bahawa peralihan ini menjadikan orang ramai lebih berminat tentang kerjasama secara peribadi, menjadikan mesyuarat lebih berharga dan sebenarnya membantu meningkatkan produktiviti dan bukannya memperlahankannya." *Nota Pakar: Kerjasama tak segerak membolehkan pasukan bekerja secara fleksibel, memfokuskan pada hasil dan bukannya garis masa yang ketat.*
Nasib baik, walaupun sedikit Async boleh pergi jauh. Berikut ialah lima cara cepat untuk bermula.
1. Soalan Setiap Mesyuarat: Asas Pengurusan Mesyuarat Perniagaan yang Berkesan
Sebelum anda menekan butang "Hantar" pada jemputan kalendar anda, tanya diri anda soalan penting ini: Tingkatkan produktiviti pasukan anda:
- Adakah pertemuan ini benar-benar perlu? Bukankah tugas itu boleh diselesaikan tanpa mesyuarat?
- Bolehkah mesyuarat itu direkodkan untuk mereka yang tidak perlu hadir secara fizikal? Ini membolehkan mereka menyemak kandungan kemudian jika perlu.
- Bolehkah mesyuarat itu lebih pendek? Keputusan yang sama selalunya boleh dicapai dalam masa yang lebih singkat.
- Bolehkah mesyuarat itu digantikan dengan e-mel atau dokumen yang dikongsi? Pertimbangkan alternatif yang lebih cekap kepada mesyuarat tradisional.
2. Meningkatkan Kualiti Mesyuarat: Strategi Pakar
Pekerja tidak membenci mesyuarat secara umum, mereka membenci mesyuarat yang membuang masa mereka. Jadikan mesyuarat anda "berbaloi" dengan strategi berkesan ini:
- Adalah wajib untuk mempunyai agenda dan menentukan bahan prabacaan.
- Jadikan kehadiran sebagai pilihan untuk meningkatkan kecekapan.
- Rakam mesyuarat supaya mereka yang tidak hadir boleh menonton rakaman itu kemudian.
- Jangan biarkan agenda dialihkan oleh topik baru yang tidak dirancang.
- Jangan biarkan suara paling kuat di dalam bilik menguasai perbualan atau menakutkan orang lain.
Di Muse Group, setiap jemputan mesyuarat termasuk agenda dengan objektif yang jelas dan pra-bacaan. Ia diakhiri dengan mengenal pasti langkah tindakan tertentu.
3. Jadualkan hari tanpa mesyuarat: Tingkatkan produktiviti dan kurangkan keletihan
Pekerja sering terharu dengan mesyuarat berturut-turut, meninggalkan mereka sedikit atau tiada masa untuk menyelesaikan kerja yang diharapkan daripada mereka, atau bahkan untuk merenung. Untuk menggalakkan tumpuan mendalam dan mengurangkan kelesuan mesyuarat, pertimbangkan untuk menambah hari atau jam tanpa mesyuarat biasa untuk memberi pekerja anda tetingkap fokus tanpa gangguan yang boleh dipercayai. Perlu diingat bahawa mengetepikan "hari fokus" boleh meningkatkan prestasi dan mengurangkan bilangan mesyuarat yang tidak perlu. dropbox Dia menghargai "Hari Fokus"nya dengan pengurangan 28% dalam bilangan mesyuarat.
4. Kurangkan gangguan
Mesyuarat ad hoc memberi kesan negatif terhadap produktiviti dan meningkatkan tekanan. Pekerja kognitif biasa terganggu antara 6 dan 25 kali sehari, dengan setiap gangguan memerlukan 15 hingga 25 minit masa pemulihan.
5. Wujudkan satu sumber maklumat yang boleh dipercayai.
Kerja tak segerak berkembang pesat dengan komunikasi bertulis yang jelas. Mempunyai dokumentasi terperinci memastikan projek berjalan lancar merentas zon masa, meningkatkan ketelusan, mengurangkan keperluan untuk kemas kini berterusan dan menyumbang kepada membina ingatan institusi yang kukuh. Mempunyai satu sumber maklumat yang boleh dipercayai, atau "Sumber Tunggal Kebenaran" (SSOT), memberikan individu rasa bebas, melegakan rakan sekerja daripada perlu mengulangi penjelasan berulang kali, membantu proses penyesuaian dan memastikan semua orang mempunyai jawapan yang sama kepada soalan mereka. Amalan ini dianggap sebagai asas pengurusan pengetahuan korporat yang berkesan.
Komunikasi tak segerak bukanlah penyelesaian ajaib.
Walaupun komunikasi tak segerak mempunyai banyak faedah, kejayaannya bergantung pada pelaksanaan yang berkesan. Pertimbangkan perkara berikut sebelum memutuskan cara meneruskan komunikasi tak segerak:
- Jangan tergesa-gesa. Mulakan perlahan-lahan dengan menggunakan salah satu pengesyoran di atas.
- Saya sedar bahawa pekerja akan mengikut telunjuk pengurus dan pemimpin. Mereka harus menjadi penyokong dan teladan yang baik.
- Jangan mengharapkan pekerja beralih secara semula jadi kepada komunikasi tak segerak. Mereka memerlukan latihan, peringatan berterusan dan alasan untuk berubah - "Apakah faedahnya untuk saya?" (WIIFM). Tekankan masa yang mereka akan jimatkan dan bagaimana ia akan mengurangkan tekanan kerana sentiasa berasa seperti tidak cukup masa pada hari itu. *Nota: Pekerja mesti merasai nilai transformasi ini.*
- Gunakan amalan komunikasi tak segerak dalam situasi yang sesuai. Ia bukanlah penyelesaian yang ideal untuk membincangkan topik sensitif atau emosi, isu mendesak atau kompleks, atau mewujudkan hubungan sosial baharu.
- Perlu diingat bahawa alternatif komunikasi tak segerak mengalami banyak masalah akibat kekurangan maklum balas visual dan pendengaran. Oleh itu, terdapat risiko yang lebih besar bahawa mesej yang dihantar bukan mesej yang diterima. *Untuk mengelakkan salah faham, gunakan bahasa yang jelas dan padat.*
- Saya sedar bahawa orang yang mempunyai keperluan sosial yang tinggi akan mengalami masa yang paling sukar untuk menyesuaikan diri dengan komunikasi tak segerak. Sebagai contoh, jurujual dan ekstrovert berkembang maju dalam komunikasi langsung. Tanpanya, mereka benar-benar menderita. Mesti ada kompromi atau saluran lain untuk keperluan mereka berkomunikasi dalam masa nyata.
Kesimpulannya
Merangkul kerjasama tak segerak bukan tentang menghapuskan semua mesyuarat atau interaksi masa nyata, tetapi sebaliknya berniat tentang cara, bila dan sebab orang berkomunikasi dalam masa nyata. Ia mengenai peningkatan Pengurusan masa pekerja و Meningkatkan produktiviti pasukan.
Memandangkan ia terus berkembang tempat و bagaimana untuk Di tempat kerja, menguasai amalan dan proses baharu seperti kerja tak segerak akan menjadi kritikal kepada kejayaan individu, pasukan dan organisasi. Transformasi ini mewakili peluang keemasan untuk diterima pakai Strategi kerja yang fleksibel و Memperbaiki persekitaran kerja digital.
Nota 1) Menganggap purata gaji $60,000 ditambah faedah dan purata masa mesyuarat selama 60 minit.
Ruangan komen telah ditutup.